Harmoniser les processus de facturation et mesurer la performance des commerciaux avec Ksaar

La Product Manager de Web Rivage nous a expliqué comment elle a automatisé l’ensemble des tâches de facturation pour ses équipes commerciales.
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Tina - Product Manager

Product Manager

Présentation
WebRivage, fruit de 10 années d’expérience dans le domaine de l’Internet, vous apporte tout son savoir-faire dans la résolution de vos problématiques marketing.

WebRivage est aujourd’hui le LEADER de l’acquisition de prospects et du recrutement de leads qualifiés.

Collaborateurs:
40
Client:
Depuis Mars 2021
Peux-tu te présenter
Je m’appelle Tina, je suis product manager chez Web Rivage, une PME située à Aix-en-Provence et spécialisée en acquisition de prospects et de leads qualifiés.
La problématique que j’ai rencontrée est que beaucoup de tâches se faisaient manuellement, sur des google docs notamment. La facturation par exemple était gérée via Google docs et manuellement. Il manquait donc souvent beaucoup d’information, car il n’existait pas de processus harmonisé au niveau de la comptabilité. Par ailleurs, lorsque l’on voulait  mesurer la performance (notamment les KPIs), c’était un enfer de regrouper toutes les informations des Google docs qui n’étaient évidemment pas construit de la même manière et qui n’étaient pas uniformiser. J’avais donc besoin de les regrouper au même endroit et de les organiser avec un process bien défini.
Pourquoi as-tu choisi le No-Code pour réaliser ce projet?
J’aimais bien le no-code, je commençais à m’y intéresser. En cherchant des outils et par bouche à oreille, j’ai découvert Ksaar.
Ça correspondait bien à ce que je voulais.
Notamment le fait d’utiliser du No-Code, car mon équipe de développeurs était concentrée sur des projets à valeur ajoutée  “business” immédiate. Or là le projet pour lequel j’ai créée un logiciel était pour du back office, donc sans valeur ajoutée sur CA mesurable immédiatement. Il était donc préférable de ne pas utiliser la ressource interne développement sur ce projet là. 
As-tu eu des hésitations à te lancer dans le No-Code ?
Pour un projet interne et de back office j’avais entièrement confiance car il n’y avait pas de client en face donc au même si cela ne correspond pas à 100% à ce que je veux à ce moment là ce n’était pas gênant pour moi. Au contraire sur du back office en interne c’est le meilleur moyen de tester du No-Code, d’apprendre et de se faire la main dessus. Donc non, je n’ai eu aucune hésitation.
Quelle est la fonctionnalité que tu as le plus aimée ?
Il y a 2 fonctionnalités que j’ai particulièrement appréciées: 
La première est le suivi. Sur de la facturation, les tâches reviennent assez souvent et le suivi est super pratique car c’est fait pour et il y a une logique qui est inclus dans l’outil. 
La deuxième est la dataviz. C’est trop bien, on rentre nos données quelque part et de l’autre côté un petit graphique apparaît. On peut exporter les données donc si on a besoin de les traiter dans excel c’est super simple. Pour moi c’est un vrai plus qu’il y ai cette fonctionnalité qui permet de faire de l’analytique !
Y-a-t-il eu des bénéfices inattendus en utilisant l’application Ksaar?
Tout d’abord, je ne m’attendais pas aux retours que j’ai eu de mes utilisateurs (collaborateurs) quand je leur ai montré le premier jet. J’ai construit le logiciel en leur montrant les premières versions. L’inattendu, ça a été “wouah, trop bien, trop pratique” parce qu’il y avait forcément une appréhension à faire changer les habitudes de mes collaborateurs et je craignais qu’ils ne soient réticents à changer leurs habitudes, à quitter les Google docs qui sont beaucoup plus familiers pour des utilisateurs qui ne connaissent pas le No-code.
Ensuite, le vrai bénéfice que j’ai vu c’est le côté super simple à construire un outil personnalisé. Si mes collaborateurs me demandaient  “je veux un champ là” ou encore “moi pour ce produit c’est différent, on ne facture pas comme ça”, c’était hyper simple à adapter et changer.  Comme j’avais différents parcours (un par produit) je pouvais tout à fait adapter mon process de facturation en fonction des retours utilisateurs. Du coup, les utilisateurs étaient super contents car en 2 minutes, le changement souhaité pouvait être fait. Cette rapidité d’exécution a été inattendue en interne et a beaucoup plu.
Combien de temps cela t'a pris pour développer ton app de facturation?
Ce qui est compliqué c’est le premier produit. Il faut tout mettre en place, c’est difficile de définir en terme de temps, mais je pense qu’en y passant 2-3 jours avec des allers-retours utilisateurs et en faisant un peu autre chose à côté on arrive sur un logiciel très abouti. Donc je pense qu’en une journée on peut avoir une application basique correcte et après le reste c’est de l’affinage. 
Les autres produits, ça a été super rapide, j’ai dupliqué le premier puis ajouté 2-3 champs et enlevé 2-3 champs. Donc une fois que le premier est fait, ça va très vite.
Finalement tu es plutôt Code ou No-Code ?
Je reste Product Manager donc forcément j’ai une préférence pour le code.
En revanche, je pense que le No-code pour un PM c’est une vraie force, car cela permet d’aller plus loin sur certaines projets. On peut faire des maquettes, tester des projets sans avoir besoin de coder. Pour les projets internes c’est top car cela apporte beaucoup de flexibilité. Et surtout cela n’enlève pas de bande passante sur mon équipe de développeurs, et ça c’est vraiment top.

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